Le problème

Rural Homes Group Limited, filiale de Royal Homes Limited, gère simultanément plusieurs projets de construction à travers le Nigeria (constructions de logements et de marchés) avec une équipe d'environ 55 employés permanents et jusqu'à 100 personnes au total, y compris les travailleurs contractuels.

Chaque projet génère le même cycle hebdomadaire de mouvements de fonds : la main-d'œuvre doit être payée quotidiennement, les sous-traitants doivent être réglés, et les travaux sur site ne peuvent pas s'arrêter le temps que l'équipe financière s'organise.

Avant Bujeti, la plupart de ces paiements étaient gérés manuellement et presque exclusivement en espèces.

Chaque semaine, les équipes de projet préparaient des notes de paiement papier pour la main-d'œuvre, les sous-traitants et les dépenses de chantier, puis les faisaient circuler de service en service pour validation. Une fois approuvées, un collaborateur devait se rendre à la banque pour retirer les espèces nécessaires aux versements — et ce, chaque semaine, pour chaque projet actif. 

« Nous devions littéralement nous rendre à la banque tout le temps pour effectuer des retraits. C'était chronophage, le suivi comptable était complexe, le rapprochement bancaire fastidieux, et transporter de l'argent liquide posait de réels problèmes de sécurité. »

— Lidadi Bassey, Directrice Administrative & RH.

En cas d'urgence, l'équipe faisait parfois transiter les fonds par le compte personnel d'un employé, puis demandait les relevés bancaires a posteriori pour rapprocher les paiements. Cette méthode fonctionnait, mais elle privait la direction financière de toute visibilité en temps réel et compliquait grandement les audits.

À mesure que Rural Homes multipliait les chantiers, ce processus manuel est devenu impossible à mettre à l'échelle. L'équipe financière passait plus de temps à traiter les paiements qu'à les piloter stratégiquement.

La solution

Rural Homes a adopté Bujeti pour structurer la gestion de ses flux financiers de projet. Aujourd'hui, chaque chantier actif dispose dès le départ d'un budget configuré dans Bujeti. Lorsqu'une équipe a besoin de fonds — que ce soit pour la main-d'œuvre quotidienne, les matériaux de chantier ou le règlement des prestataires —, elle émet une demande directement sur la plateforme en l'imputant à ce budget. Les managers valident numériquement et les paiements sont exécutés instantanément.

Bujeti a fourni un système unique centralisant les budgets, les approbations, les paiements et les rapports, offrant ainsi une visibilité en temps réel sur les dépenses des projets. Cela permet à la direction financière de garder le contrôle tout en maintenant le rythme des chantiers.

« Chaque versement nécessitant une approbation est traité en quelques minutes ; les managers peuvent visualiser et valider les transactions, et chaque paiement laisse une trace numérique. »

— Lidadi Bassey, Directrice Administrative & RH

La différence a été immédiate. Au lieu de rédiger une note papier, de l'imprimer, de l'envoyer pour signature, d'attendre les retours puis de se rendre à la banque, l'équipe s'appuie désormais sur un flux de travail 100 % digital.

Chaque demande suit un circuit d'approbation structuré. Les managers reçoivent une notification instantanée, examinent la demande et la valident en ligne. Une fois approuvé, le paiement est directement émis depuis la plateforme — sans note papier, sans file d'attente à la banque, et sans courir après les relevés bancaires.

L'impact

D'une course à la banque de 3 heures à une approbation en 15 minutes

3 à 4 heures gagnées par jour. La plus grande victoire opérationnelle a été la suppression totale des trajets quotidiens à la banque. « Aller à la banque, faire la queue, revenir, effectuer les paiements manuels et tout rapprocher pouvait facilement prendre trois à quatre heures », explique Lidadi. Grâce aux budgets configurés dans Bujeti, tout ce cycle a disparu.

Environ 200 000 ₦ économisés par mois

Avec la fin des trajets quotidiens à la banque, les frais de transport et les coûts opérationnels associés ont chuté d'environ 10 000 ₦ par trajet, soit près de 50 000 ₦ par semaine.

Des approbations désormais traitées en 15 à 30 minutes

Auparavant, une demande de paiement passait d'une note manuscrite à une impression papier, puis à une signature physique, pour finir par un déplacement à la banque — ce qui mobilisait souvent la majeure partie d'une journée de travail. Désormais, avec les budgets déjà paramétrés dans Bujeti, l'équipe soumet simplement une demande et est notifiée dès sa validation.

« Aujourd'hui, c'est extrêmement fluide ; tout est réglé en 15 à 30 minutes environ. »

— Lidadi Bassey, Directrice Administrative & RH

Zéro incident suspecté depuis l'adoption. Grâce à l'enregistrement systématique de chaque versement et à la possibilité pour chaque manager de contrôler directement les transactions, Rural Homes n'a enregistré aucun incident suspecté de fraude depuis l'abandon des espèces. « Le responsable opérationnel a une visibilité directe sur tout ; nous sommes absolument certains de l'exactitude des transactions. » — Lidadi Bassey

Une visibilité totale sur les dépenses de projet

Pour Rural Homes, la visibilité est devenue le principal bénéfice à long terme. « Cela nous a énormément aidés en termes de visibilité ; on peut clairement voir ce que l'on doit dépenser, à quoi cela est destiné, et d'où proviennent exactement les fonds. » — Lidadi Bassey, Directrice Administrative & RH

Même les petites dépenses quotidiennes, autrefois difficiles à suivre, sont désormais visibles par les managers en temps réel.

Un reporting qui prenait des jours s'effectue désormais en quelques minutes.
Pour Lidadi, le plus grand gain personnel réside dans le reporting et le rapprochement comptable. « Si je veux connaître les dépenses du mois dernier, savoir combien de personnes ont été payées ou combien de fois un prestataire spécifique a reçu un versement, c'est très simple — car tout est centralisé », explique Lidadi. L'équipe financière ne passe plus des heures à rassembler des reçus papier ou à réclamer des relevés de compte aux collaborateurs avant de consolider un rapport.

Une meilleure coordination entre finance et opérations

Ce nouveau flux de travail a également transformé la collaboration interne. « Chacun sait exactement quel est son rôle désormais, le processus est simplifié, les validations sont plus rapides, et nous voulons tous terminer notre travail à temps pour quitter le bureau l'esprit tranquille. »

Puisque le workflow est transparent pour toutes les parties prenantes, la finance, les opérations et les chefs de projet passent moins de temps à se relancer et plus de temps à exécuter leurs missions.

Perspectives d'avenir

Rural Homes continue de développer son portefeuille de projets immobiliers, ce qui devrait accroître le volume de ses transactions. Lidadi est convaincue de la robustesse de la plateforme pour accompagner la croissance de l'entreprise. Par ailleurs, la société explore un partenariat renforcé avec Bujeti concernant l'accès au crédit commercial à mesure que de nouveaux chantiers démarrent.

Lorsqu'on lui demande comment elle décrirait Bujeti à un autre acteur de l'immobilier, sa réponse est directe :

« Cela vous aide à optimiser vos processus, à passer du manuel au digital et à renforcer votre contrôle. Cela facilite réellement le travail au quotidien. »

— Lidadi Bassey, Directrice Administrative & RH, Rural Homes Group Limited