Chez Koolboks, la rapidité n'est pas un simple atout ; c'est une question de survie

Koolboks est une entreprise franco-nigériane qui fournit des solutions de réfrigération solaire aux communautés mal desservies à travers l'Afrique. Leur mission est de rendre la réfrigération abordable et accessible à ceux qui en ont le plus besoin, en particulier les petits commerçants dont l'activité dépend de la chaîne du froid.

Avec 7 000 unités vendues dans 23 pays, Koolboks ne se contente pas de distribuer des solutions de réfrigération solaire ; l'entreprise soutient des moyens de subsistance. Mais en coulisses, leurs opérations financières peinaient à suivre le rythme.

Le problème

Croissance des équipes, outils obsolètes

Alors que Koolboks passait de 1 000 à 7 000 clients, ses processus internes se sont révélés insuffisants. L'entreprise a dû se diviser en plusieurs filiales pour rester agile, mais ses opérations financières sont restées centralisées et fastidieusement manuelles.

« Nous avions des transactions en attente de validation par des collaborateurs retenus en conseil d'administration ou situés sur d'autres fuseaux horaires. Les paiements pouvaient être bloqués pendant 72 heures. Et nos clients ? C'est eux qui en pâtissaient. »

— Abiodun Olamilekan-Mutairu, Responsable des Opérations Commerciales, Koolboks

Même les validations les plus simples entraînaient des retards. Les processus manuels chronophages lassaient les employés et nuisaient à la satisfaction client.

La solution

Un système agile pour des équipes décentralisées

Lors d'une réunion d'équipe, le PDG a présenté Bujeti, et tout a changé.

« Cet appel a marqué un tournant. Bujeti nous a apporté exactement ce dont nous avions besoin : un système capable de décentraliser les validations sans perte de contrôle. »

— Abiodun Olamilekan-Mutairu, Responsable des Opérations Commerciales, Koolboks

Grâce à Bujeti, chaque filiale peut désormais gérer son propre budget, initier des paiements et décaisser des fonds sans dépendre de l'équipe financière centrale.

Adebisi Adekemi, chargée de la comptabilité fournisseurs chez Koolboks, a immédiatement constaté le changement.

« Avant Bujeti, l'équipe financière était submergée. Les filiales nous sollicitaient constamment pour des paiements. Maintenant ? Nous alimentons simplement leurs comptes Bujeti et elles gèrent la suite en toute autonomie. »

L'automatisation, la gestion des rejets et la synchronisation en temps réel offertes par la plateforme ont apporté à l'équipe une visibilité totale, sans la moindre friction.

Les résultats

Rapidité, autonomie et contrôle absolu

• Temps de validation des transactions réduit de 72 heures à 3 minutes

• Filiales désormais autonomes, sans aucun goulot d'étranglement

• Remboursement automatique et en temps réel des transactions échouées

• Accès à distance pour les équipes, même en déplacement

« Je peux effectuer des paiements de n'importe où, même en dehors de Lagos. En cas d'échec, Bujeti recrédite le compte immédiatement. Avec les banques commerciales, je devais attendre le lendemain. » explique Adebisi.

Ce qui était auparavant un processus complexe impliquant plusieurs équipes est devenu un flux de travail fluide et en libre-service pour toutes les entités de Koolboks.

Pourquoi c'est important

Du temps gagné pour plus d'impact

Chaque minute économisée au niveau de la gestion financière est un temps réinvesti dans notre véritable mission : fournir des solutions de réfrigération aux petites entreprises à travers l'Afrique.

« Si vous gérez encore vos dépenses manuellement, vous perdez du temps, et le temps, c'est de l'argent. Si vous recherchez du contrôle, de la rapidité et de la sérénité, adoptez Bujeti. »

— Adebisi Adekemi, Chargée de la comptabilité fournisseurs, Koolboks